Что надо для открытия магазина?

Рассмотрим на примере продовольственного магазина формата "У дома" что нужно для того, чтобы магазин заработал. Что нужно как с точки зрения обеспечения необходимых бизнес процессов по учету товаров, так и с точки зрения выполнения требований законодательства. Опыт показывает, что далеко не все представляют себе масштаб бедствия и часто забывают про важные и нужные вещи. Почему на примере продовольственного магазина? Да просто по тому, что там больше всего взаимодействия с различными государственными системами - ЕГАИС, ВЕТИС, ГИС МТ. Рассмотрим стартовый комплект на одно рабочее место. Вариант рабочий для небольшого магазина, управляемого владельцем. Если магазин побольше, планируются наемные сотрудники, то лучше предусмотреть, как минимум, два рабочих места - для продавца и для товароведа.

Оборудование:

• Компьютер. Лучше специализированный POS компьютер, но подойдет и обычный. Минимальные требования:

  • Операционная система: MS Windows 7 или более старшие (8, 10, 11), предпочтительнее 64-х разрядная;

  • Оперативная память: минимум 4 ГБ;

  • HDD или SSD: минимум 256 МБ. Место на диске больше надо для работы Windows, чем для учетной системы;

  • 4 USB порта. Лучше 6. Надо подключить сканер, фискальный регистратор, ключ программы, носитель КЭП, возможно, мышку, весы, принтер этикеток и т.п.;

  • 2 COM порта. Могут понадобиться для подключения весов или фискального регистратора. Можно обойтись;

  • Сетевой порт Ethernet. WiFi приветствуется, но можно обойтись;

  • Монитор: от 12", лучше цветной. Можно TouchScreen, но не обязательно. Для кафе и баров удобно.

  • Процессор: практически любой современный.

• 2D сканер. Не берите самый дешевый. Как правило, на плохих марках возникают проблемы. Перед покупкой попросите проверить как читает плохие марки, как читает марку под пленкой и т.д. Поинтересуйтесь, можно ли обновлять его прошивку и где брать новые версии. Иногда производитель существенно улучшает работу путем выпуска новых версий прошивок:

• Фискальный регистратор. В просторечии - кассовый аппарат. Отдайте предпочтение известным брендам типа АТОЛ или ШТРИХ-М. Не гонитесь за дешевой экзотикой. Выбор модели зависит от планируемой нагрузки при печати чеков.

• Защищенный носитель КЭП: Рутокен ЭЦП 3.0. Нужен для работы с ЕГАИС. Если нет алкоголя, то подойдет любой другой;

• Весы прикассовые. Желательно с интерфейсом для подключения к компьютеру. При выборе обязательно проконсультироваться, чтобы не купить то, что невозможно подключить. Хорошим выбором будут весы от ведущих производителей - CAS, ШТРИХ-М, АТОЛ, но и многие другие тоже будут работать. Возможно потребуется приобрести драйвер к весам. 

• Весы фасовочные. Надо не всем, но если хотите заранее фасовать товары и не перевешивать их при продаже, тогда нужны. При выборе надо проконсультироваться, чтобы не было неожиданностей. Не все модели поддерживаются.

• Принтер чеков. Понадобится для баров, кафе, ресторанов печатать заказы на кухню. В магазине, как правило, не нужен.

• Принтер этикеток. Если товар без штрихкодов и вы присваиваете свои, надо печатать этикетки на каждый экземпляр. Штука полезная, но опциональная.

• Сетевое оборудование. Сеть на 100 Мб вполне будет работать. 1Гб не повредит.

  • Роутер для подключения к Internet. Обычно выбирают WiFi роутер. Если планируете расширяться и надо будет соединить магазины, позаботьтесь, чтобы роутер поддерживал VPN. Хорошим выбором будет что-то из линейки Keenetic. Но и другие бренды, если не брать самый начальный уровень, будут работать неплохо. 

  • Неуправляемый коммутатор. Понадобится, если будет больше одного рабочего места или надо будет подключать фасовочные весы. Все подключать к роутеру напрямую - плохая идея.

  • Лучше установить розетки, а не напрямую кабели подключать к оборудованию. При планировании локальной сети подумайте о развитии или перепланировке магазина. Сделайте запас розеток. Экранированное пассивное сетевое оборудование лучше, надежнее, но дороже по ценам и в монтаже. Неэкранированное тоже работает. Для небольшого магазина не критично.

• Электропитание. Немного не по теме, но вопрос важный.

  • Источники бесперебойного питания должны быть. Стоят не так дорого, а сэкономят вам много нервов.

  • На каждое рабочее место, минимум, блок из 5 розеток. Компьютер, монитор, фискальный регистратор, весы, платежный терминал, возможно, местное освещение, включить продавцу телефон на подзарядку...

  • Крайне желательно иметь хорошее заземление и трехпроводную электропроводку. 

Программное обеспечение:

• Учетная система. Это мотор вашего магазина. Без нее ни получить товар, ни продать. Основные критерии выбора - полнота функциональности, интуитивная понятность и простота в использовании, надежность, масшабируемость, наличие технической поддержки, надо ли покупать дополнительно лицензии на сервер базы данных, требования к ресурсам компьютера, цена. Я поставил цену на последнее место не зря. По важности критериев она занимает именно последнее место. Стоимость учетных систем для малого и среднего бизнеса настолько незначительна в сумме общих затрат на открытие магазина, что можно вообще не рассматривать как критерий для выбора. Хорошим решением будет выбор программы "Инфо-Предприятие Торговый склад." 

• Драйверы оборудования. За исключением драйверов для некоторых весов, это программное обеспечение, как правило, предоставляется производителями оборудования бесплатно.

• Универсальный транспортный модуль. Для работы с ЕГАИС. Предоставляется ФСРАР бесплатно.

• Криптосервис провайдер. Наиболее распространенное решение - КриптоПРО CSP 5.0. Программа платная. Но первые три месяца может работать в демо режиме без ограничения функциональности бесплатно. Понадобиться для работы с операторами ЭДО, ФНС, ГИС МТ и другими ресурсами, где требуется подписание документов.

• Офисный пакет. Libre Office вполне годится. Бесплатно.

• Возможно, потребуется какое-то специализированное программно обеспечение для работы с фасовочными весами. Предоставляется производителем, как правило.

Настоятельно не рекомендую устанавливать на рабочие компьютеры что-либо, что не нужно для работы!

Что нужно сделать еще:

• Фискализировать и зарегистрировать в ФНС фискальный регистратор. Лучше обратиться к специалистам. Цена вашей ошибки - стоимость нового фискального накопителя. Уверены в себе - флаг в руки, все доступно в личном кабинете ФНС.

• Оплатить услуги оператора фискальных данных (ОФД). Их много, выберете того, что вам понравится или послушайте совета тех, кто будет вам фискализировать кассовый аппарат.

• Зарегистрироваться в ЕГАИС. Понадобиться ключ на Рутокен ЭЦП 3.0 и, если ключ на сотрудника, то машиночитаемая доверенность (МЧД) от вас на него. МЧД можно сформировать на сайте ФНС.

• Зарегистрироваться в государственной информационной системе в области ветеринарии ВЕТИС. И там же зарегистрировать свои торговые площадки. Понадобится КЭП.

• Зарегистрироваться в ГИС МТ "Честный знак". Там же получите идентификатор ЭДО. Понадобится КЭП.

• Отправить вашим контрагентам приглашения для электронного документооборота. Надо знать ИНН поставщиков и иметь КЭП, чтобы попасть в личный кабинет ГИС МТ.

• Собрать все перечисленное в кучу, настроить, протестировать, обучить сотрудников. По мере поступления товаров заполнить справочники товаров и контрагентов, определиться с политикой ценообразования, настроить, при необходимости, автоматические переоценки. Расставить товары на полки, заправить ленту в кассовый аппарат и можно открывать магазин. :-)

Как-то так, по минимуму. Нужен кто-то, кто возьмет эти заботы на себя? Обращайтесь, контакты здесь.